Risque d’échec d’un projet: stratégies d’atténuation et de contrôle

Les projets échouent. Ils échouent tout le temps. Nous acceptons leurs échecs et nous acceptons le taux d’échec comme faisant partie du monde des affaires. En 2021, il a été constaté que 70 % des entreprises ont vu un projet échouer au cours de l’année écoulée. Qu’est-ce que cela signifie ? Cela signifie qu’une écrasante majorité de projets n’atteignent pas les objectifs fixés.

Si la plupart des projets sont menés à bien, il y a une chance sur deux qu’ils ne soient pas achevés comme prévu à l’origine.

Pour de nombreuses organisations, le décalage des coûts et des délais de livraison est devenu acceptable et les projets peuvent toujours être considérés comme une réussite si le résultat final est atteint, quels que soient la durée et le coût du projet. Pour compenser les coûts, les entreprises peuvent utiliser des financements publics sous forme de subventions, de prêts et/ou de crédits d’impôt pour optimiser leurs projets.

Cependant, les raisons de l’échec d’un projet sont nombreuses et généralement complexes. Bien que le risque d’échec d’un projet ne puisse jamais être entièrement pris en compte, même avec des soutiens externes, il peut être atténué et contrôlé à chaque étape du projet.

Le risque d’échec d’un projet tout au long du processus

Les recherches menées par le Project Management Institute (PMI) révèlent que la plupart des projets passent par cinq étapes, à savoir le lancement, la planification, l’exécution, le suivi et le contrôle, et la clôture.

Bien que le risque d’échec du projet soit présent à chaque étape, la probabilité d’échec du projet découle principalement des étapes de lancement et de planification.

Les problèmes rencontrés au cours de ces deux premières étapes ont un impact sur l’ensemble de la vie du projet et peuvent conduire à un échec ultérieur. Cela ne veut pas dire que tous les risques d’échec résultent uniquement de ces deux étapes, car le risque peut se présenter à tout moment, mais plutôt que la plupart des risques d’échec peuvent être liés aux deux premières étapes.

Même en cas d’échec, tant que la recherche de l’innovation d’un projet persiste, il peut encore y avoir des financements disponibles grâce à des programmes tels que le programme de crédit d’impôt pour la recherche scientifique et le développement expérimental (RS&DE).

L’objectif d’un gestionnaire de projet est de guider un projet à travers les cinq étapes avec les parties prenantes appropriées et de gérer les processus d’exécution et de livraison du projet. L’analyse et la comptabilisation des risques constituent donc un élément clé de la gestion de projet. En consacrant plus de temps aux phases de lancement et de planification, ils peuvent mieux comprendre les risques tout au long du cycle de vie et les atténuer avant qu’ils ne deviennent un risque critique d’échec du projet.

La dernière étape, la clôture, est la moins risquée, mais le risque d’échec du projet est toujours présent.

La plupart des risques d’échec au cours de la phase de clôture sont liés à des problèmes antérieurs non pris en compte qui ne se manifestent qu’à la toute fin du projet. Par exemple, si vous êtes prêt à envoyer le projet aux principales parties prenantes pour qu’elles l’acceptent (c’est-à-dire à le clôturer) mais que vous n’avez pas procédé à un examen formel du champ d’application ou des exigences d’acceptation, il est possible que vous ne puissiez pas clôturer le projet avec succès.

Atténuation, contrôle et reconnaissance des risques

Il existe de nombreuses stratégies d’évaluation des risques que les organisations peuvent mettre en œuvre pour influer sur les risques et la réussite globale du projet. En fonction du niveau de risque, une entreprise peut envisager l’une des trois approches suivantes :

1. Atténuation : Comprendre le risque et déployer des stratégies pour éliminer son occurrence. Les stratégies d’atténuation visent en fin de compte à faire en sorte que le risque ne se matérialise pas tout au long du projet.
2. Contrôle : Comprendre le risque, permettre qu’il se concrétise et en contrôler l’orientation. Les stratégies de contrôle se concentrent moins sur l’élimination du risque que sur la modification de son impact. Cela signifie que le risque peut toujours survenir, mais que son impact sera moins important ou qu’il peut être maîtrisé pour devenir un risque positif.
3. Reconnaissance : Généralement réservées aux risques ayant le moins d’impact, les stratégies de reconnaissance se concentrent sur la compréhension du risque et ne déploient pas de stratégies uniques pour tenir compte du risque. La reconnaissance ne devrait être utilisée que lorsque l’impact d’un risque sur un projet est minime.

En fin de compte, la prise en compte des risques a un impact significatif sur le résultat d’un projet. La manière dont un risque est pris en compte dépend du projet, de l’organisation et de son impact potentiel. Quoi qu’il en soit, les risques doivent être pris en compte avant d’engager un projet.

L’analyse des risques à un stade précoce pour améliorer la réussite

En tant que deux domaines présentant le plus de risques pour un projet, les phases de lancement et de planification devraient faire l’objet d’une plus grande attention qu’elles ne le font actuellement. Dans de nombreuses organisations qui ne disposent pas d’un bureau de gestion de projet formel ou de processus normalisés, ces étapes sont souvent négligées ou minimisées au profit des étapes d’exécution et de suivi, plus gourmandes en ressources et en coûts.

Or, une mauvaise planification peut avoir l’un des impacts les plus importants sur l’échec d’un projet tout au long de sa durée de vie.

Les organisations devraient consacrer plus de temps à l’initiation et à la planification afin de s’assurer que les risques du projet sont correctement pris en compte. Bien que de nombreux risques d’échec soient spécifiques à un projet, il existe certains domaines généraux que les entreprises doivent prendre en compte lorsqu’elles lancent et planifient un projet :

1. Quelles sont les ressources nécessaires pour mener à bien le projet ?
2. Le calendrier du projet est-il raisonnable ? Les parties prenantes ont-elles pleinement accès à toutes les ressources nécessaires pour mener à bien le projet ?
3. Les résultats attendus du projet sont-ils bien compris et acceptés par toutes les parties prenantes ? Des précisions supplémentaires sur les exigences du projet sont-elles nécessaires ?
4. L’entreprise a-t-elle de l’expérience dans ce type de projet ? Quels sont les défis rencontrés précédemment ? Quels ont été les résultats de ces projets ?
5. Quelles sont les éventualités à prendre en compte ? Sont-ils pris en compte dans le budget du projet ?
6. Dans quelle mesure la répartition du travail doit-elle être définie ? Tous les membres de l’équipe de projet ont-ils l’expérience/l’expertise nécessaire pour mener à bien le projet ?
7. Existe-t-il des projets concurrents qui pourraient nécessiter des ressources partagées ? Quel est le niveau de priorité de ce projet par rapport aux autres projets en cours ?
8. Existe-t-il des systèmes et des processus permettant de gérer efficacement le projet ?

L’examen de tout ou partie de ces questions aidera l’organisation à comprendre les risques potentiels. L’analyse des risques intervient tout au long du cycle de vie d’un projet, mais elle est particulièrement importante lors des premières étapes, afin de s’assurer que l’équipe et l’organisation ont une bonne compréhension du projet et sont conscientes de ce qui pourrait mal se passer.

Contrôler les risques imprévus

Les risques imprévus sont, par définition, des risques que nous n’avons pas vus venir. Ces risques sont des éléments qui peuvent encore avoir un impact négatif sur le projet. En fonction du niveau d’impact, ils peuvent conduire à l’échec du projet. Il est important de tenir compte de ces risques et de les contrôler autant que possible.

S’ils sont imprévus, il est plus difficile de les contrôler directement. Vous pouvez prendre en compte et contrôler une partie de ces risques en mettant en œuvre des processus de gestion de projet plus solides.

La plupart des stratégies d’atténuation des risques imprévus sont axées sur l’analyse des risques historiques. À l’issue d’un projet, l’équipe doit procéder à un bilan approfondi et documenter les risques imprévus qui sont apparus. Ces documents peuvent être rassemblés dans une bibliothèque de ressources du projet et examinés lors des futures étapes de la planification.

Les imprévus concernant le budget, le calendrier et les ressources doivent également être pris en compte et inclus dans un projet à un niveau raisonnable et adapté à l’organisation. En d’autres termes, vous devez inclure des imprévus raisonnables qui reflètent la portée/complexité du projet et la priorité de l’organisation.

L’importance accordée aux risques imprévus varie, mais elle dépend essentiellement de l’impact potentiel d’un risque sur le résultat du projet et de la probabilité qu’il survienne.

En fin de compte, des événements imprévus se produiront toujours, mais ils ne doivent pas nécessairement entraîner l’échec d’un projet. Le contrôle des imprévus doit se concentrer sur les impacts potentiels les plus importants et reconnaître les risques à faible impact.

La gestion stratégique des projets commence par une planification efficace

Même si la plupart des organisations ne disposent pas (et n’ont peut-être pas besoin) d’un bureau de gestion de projet complet ou de processus de gestion de projet robustes, l’intégration de stratégies de base en matière de planification et d’analyse des risques contribuera à augmenter les chances de réussite du projet.

La plupart des conseils proposés ici peuvent être facilement mis en œuvre par n’importe quelle organisation et peuvent avoir un impact positif sur le résultat d’un projet.

Pour obtenir un soutien financier sur tout projet d’industrie et d’activité, contactez l’équipe de Ryan pour voir s’il existe des subventions et des prêts actuellement applicables.