Documents du processus d’approvisionnement : Trouver la bonne solution

Les documents du processus d’approvisionnement sont utilisés pour aider une entreprise ou un gouvernement à affiner leur focus et à déterminer quel fournisseur répond le mieux à leurs besoins. Passer de l’apprentissage d’une industrie, d’un segment ou d’un espace à la signature d’un contrat avec un fournisseur préféré peut être complexe ; heureusement, l’utilisation des bons documents aide considérablement.

Dans cet article, je souhaite examiner trois documents clés du processus d’approvisionnement qui aident à identifier quel fournisseur est le plus adapté à vos besoins.

Faites défiler vers le bas pour :

1. Demande d’information (DDI)
2. Demande de proposition (DDP)
3. Demande de devis (DDD)

Types de documents d’approvisionnement : DDI,DDP, DDD

Les trois types de documents de processus d’approvisionnement les plus courants sont la demande d’information (DDI), la demande de proposition (DDP) et la demande de devis (DDD). Chaque document a un but différent. Vous n’aurez peut-être pas besoin d’utiliser les trois pour un projet d’approvisionnement donné ; cependant, il est probable que vous aurez besoin d’utiliser chaque type de document à un moment donné.

La demande de proposition est le type de document le plus courant car elle agit comme un fourre-tout pour les autres. Nous avons vu des entreprises émettre une “RFP” qui demande des informations ou une demande de devis.

Il existe des différences subtiles mais importantes entre chaque type de demande qui influencent le moment où un acheteur utilise, et comment un vendeur répond à, chaque document.

Request for Proposal is the most common document type as it acts as a catch-all for the others. We’ve seen companies issue an “DDP” that requests information or a request for quotations.

There are subtle but important differences between each of the request types that impact when a buyer uses, and how a seller responds to, each document.

Demande d’information (DDI)

Le premier type de document est la demande d’information. Celles-ci sont généralement utilisées lorsqu’un acheteur a une expérience et un accès limités à une industrie. Prenons l’exemple des CRM d’entreprise ; si vous, en tant qu’acheteur, n’avez jamais utilisé de CRM et avez une compréhension limitée de ce que sont les CRM, vous pouvez émettre une DDI pour mieux comprendre l’industrie.

Voici quelques caractéristiques clés de l’utilisation d’une DDI par un acheteur et de ce qu’un vendeur doit s’attendre à fournir en réponse :

Côté acheteur :

• Utilisé pour obtenir des informations de haut niveau sur les capacités des fournisseurs, le paysage général de l’industrie, le paysage concurrentiel, etc. ;
• Pose des questions générales pour inviter une large gamme de réponses ; et
• Énumère des critères larges.

Côté vendeur :

• Temps de réponse plus court et plus rapide ;
• Un aperçu général de vos produits/services et des capacités de votre entreprise ; et
• Prouver votre expertise et votre position de leader dans l’industrie.

Le résultat du processus de DDI est qu’un acheteur devrait avoir une longue liste de fournisseurs potentiels identifiés pour son projet et peut passer à l’émission d’une DDP ou d’une DDD.

Demande de proposition (DDP) et/ou demande de devis (DDD)

La deuxième étape du processus de documentation d’approvisionnement est la demande de proposition ou la demande de devis. Ces deux documents ne sont pas interchangeables, mais il existe des cas où vous pouvez passer directement à la DDD.

Si le processus de demande d’information vous a donné suffisamment d’informations pour déterminer vos besoins exacts, vous pouvez directement utiliser une demande de devis.

Avec une DDD, l’acheteur dit aux vendeurs exactement ce qu’il veut : “fournissez-moi un devis pour les articles suivants.” Une DDP, cependant, demande au vendeur de proposer comment il résoudra ou répondra aux besoins de l’acheteur : “fournissez-moi votre proposition sur la façon de résoudre mes problèmes.”

Demande de proposition:

• Conduite par le vendeur – le vendeur fournit des orientations et des conseils sur la manière de réaliser le projet ; et
• L’acheteur est responsable de la définition de ses besoins et des exigences du projet.

Demande de devis:

• Conduite par l’acheteur – l’acheteur fournit des orientations sur tout ce dont il a besoin et demande aux vendeurs des prix pour répondre aux exigences ; et
• Le vendeur est responsable de l’emballage de son service/produit selon les spécifications de l’acheteur.

Intégration du financement RS&DE dans l’approvisionnement

Le programme de recherche scientifique et de développement expérimental (RS&DE) est un incitatif fiscal fédéral conçu pour encourager les entreprises canadiennes à mener des activités de recherche et développement (R&D). Intégrer les considérations RS&DE dans le processus d’approvisionnement peut être avantageux, en particulier lors de la sélection de fournisseurs pour des projets de R&D.

Critères d’éligibilité pour la RS&DE :

Pour être admissible aux crédits d’impôt RS&DE, un projet doit répondre à des critères spécifiques :

• Avancement technologique : Le travail doit viser à créer de nouveaux matériaux, dispositifs, produits ou processus, ou à améliorer ceux existants, conduisant à un avancement technologique.
• Incertitude technologique : Le projet doit aborder des incertitudes qui ne peuvent être résolues en utilisant des pratiques standard.
• Enquête systématique : L’approche doit impliquer une enquête systématique, y compris la formulation d’hypothèses, les tests et l’analyse des résultats.

Les dépenses admissibles peuvent inclure les salaires, les matériaux, les frais généraux et une partie des paiements de contrats directement liés aux activités de R&D.

Intégration de la RS&DE dans les documents d’approvisionnement :

Lors de la préparation de documents d’approvisionnement pour des projets liés à la R&D, considérez les éléments suivants :

• Dans les DDI : Renseignez-vous sur l’expérience des fournisseurs avec des projets admissibles à la RS&DE et leur familiarité avec les exigences du programme.
• Dans les DDP : Demandez des propositions détaillées sur la manière dont les fournisseurs prévoient d’atteindre des avancées technologiques et de gérer les incertitudes. Demandez des pratiques de documentation conformes aux critères de la RS&DE.
• Dans les DDD : Recherchez des devis qui délimitent clairement les coûts associés aux activités admissibles à la RS&DE pour faciliter les demandes de crédits d’impôt précises.

Avantages de la RS&DE dans l’approvisionnement :

Intégrer les considérations RS&DE peut conduire à :

• Incitations financières : Les crédits d’impôt peuvent compenser une partie importante des dépenses de R&D, réduisant les coûts globaux du projet.
• Innovation accrue : Encourage les fournisseurs à proposer des solutions de pointe, sachant que leurs efforts de R&D peuvent être subventionnés.
• Partenariats stratégiques : Aligne l’approvisionnement avec des fournisseurs engagés dans l’innovation et ayant un historique de projets de R&D réussis.

Pour plus d’informations détaillées sur l’admissibilité à la RS&DE et comment cela peut bénéficier à votre processus d’approvisionnement, envisagez de consulter des ressources telles que le Guide Ryan’s SR&ED 101.

Services fiscaux de Ryan

En intégrant de manière réfléchie les considérations de financement RS&DE dans votre stratégie d’approvisionnement, votre organisation peut maximiser les incitations fiscales disponibles, favoriser l’innovation et établir des partenariats avec des fournisseurs qui le sont.

Compléter le processus d’approvisionnement : passer au contrat

Dans de nombreux cas, le processus d’approvisionnement se déroulera de la demande d’information à la demande de proposition, à la demande de devis, puis enfin à la contractualisation. À chaque étape, l’entonnoir des fournisseurs potentiels se rétrécit à mesure que l’acheteur acquiert une meilleure compréhension de ses besoins et des relations de travail préférées.

Si vous avez correctement cadré votre DDI, il est possible de recueillir suffisamment d’informations pour identifier une liste restreinte et passer directement au processus de devis.

Le processus de DDI peut vous aider à identifier vos désirs et besoins, ce qui vous permet de développer une DDP plus stratégique. À partir de là, vous pouvez passer directement au processus de contractualisation si les fournisseurs répondent à la DDD avec une proposition qui répond à vos besoins.

Du point de vue de l’acheteur, nous constatons que le processus d’approvisionnement et d’appel d’offres est le plus réussi lorsqu’il y a une DDI suivie soit d’une DDP soit d’une DDD. Dans les cas où l’acheteur a déjà de l’expérience avec les produits/services achetés, nous recommandons de sauter le processus de DDI.

Du point de vue du vendeur, vous êtes plus susceptible de remporter un contrat lorsque vous mettez des efforts pour répondre à chaque niveau. Faites connaître votre nom à l’acheteur tôt, fournissez autant d’informations et d’éducation que possible dès le départ, et validez votre position avec des témoignages/références. Même lorsque votre offre ne peut pas correspondre parfaitement aux exigences de la DDP/DDD, il est important de mettre en place un dossier de candidature complet qui aborde chaque domaine en question.

Investir dans le processus d’approvisionnement

Si vous avez une expérience limitée en matière d’approvisionnement, que ce soit du côté de l’achat ou de la vente, vous verrez des rendements décroissants. Du côté de l’acheteur, vous ne pourrez peut-être pas articuler exactement ce que vous voulez, être suffisamment spécifique (ou être trop spécifique), ou définir des critères pour les réponses. Cela impacte l’intérêt des fournisseurs ainsi que la qualité des soumissions.

Votre objectif, en tant qu’acheteur, est d’identifier autant de vendeurs qualifiés que possible. Du côté des vendeurs, vous devez faire en sorte que vos offres se distinguent des autres.

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