La planification préalable est un aspect essentiel d’une gestion de projet efficace

Dépassements de coûts, retards de calendrier, réduction du retour sur investissement, frustration des clients ou des membres de l’équipe – ces problèmes peuvent être le résultat d’une mauvaise gestion de projet.

Pour une raison ou une autre, nous sommes prêts à accepter des projets mal gérés dans de nombreux aspects de notre vie. Lorsqu’un projet de construction public est annoncé, on s’attend à des retards. Personne ne s’attend à ce que le projet soit achevé dans les délais ou dans les limites du budget.

C’est devenu la norme. Les projets, petits ou grands, se terminent rarement comme prévu. Selon une étude réalisée par Bent Flyvbjerg à l’université d’Oxford, neuf projets sur dix ont connu des dépassements de coûts, des dépassements de 50 à 100 % sont courants et des dépassements supérieurs à 100 % ne sont pas rares.

Lorsque la complexité d’un projet augmente, le nombre de variables susceptibles d’entraîner des retards, des changements non planifiés et d’avoir une incidence sur les produits à livrer augmente également. Toutefois, cela ne signifie pas que les projets qui ne respectent pas le calendrier doivent être la norme. En planifiant minutieusement le projet à l’avance, il est possible d’éviter de nombreux obstacles qui prennent du temps et des ressources. Il s’agit notamment d’apprendre à élaborer un plan de financement.

La planification préalable est la clé de la réussite de la gestion de projet

La phase de pré-planification est souvent négligée en termes d’importance pour l’ensemble du projet. Pourtant, c’est à ce stade que le projet est défini :

• L’équipe est constituée ;
• Les produits à livrer sont établis ;
• Les diagrammes de GANTT sont dessinés
• Les activités sont déléguées.

Étant donné que l’ensemble du projet en découle, il est difficile de comprendre pourquoi cette étape est souvent négligée ou franchie à la hâte. Dans l’excitation de la mise en route d’un projet, de la réalisation des livrables et de l’obtention des résultats, les équipes peuvent perdre de vue la manière de planifier et d’exécuter correctement le projet. Cela peut entraîner une frustration accrue, des retards, des dépassements et une baisse du moral de l’équipe.

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La pré-planification peut inclure un large éventail d’activités liées au projet – elle ne se limite pas à l’identification de l’équipe, à l’établissement des objectifs et des résultats attendus, à la budgétisation et à l’établissement du calendrier. La pré-planification peut et doit inclure une série d’autres activités, telles que l’examen d’une évaluation des besoins, la réalisation d’une analyse “souhaitable et viable” (c’est-à-dire que le résultat du projet est-il souhaitable/bien pour l’entreprise et est-il réaliste ?), l’examen des processus/produits/services existants, l’examen des projets antérieurs, la définition d’un calendrier approximatif et l’engagement précoce des parties prenantes.

3 raisons pour lesquelles la pré-planification est négligée par les chefs de projet

Alors, pourquoi les gens se précipitent-ils sur la pré-planification ? Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles une équipe de projet peut se précipiter sur cette étape critique, mais elles se résument souvent à trois raisons principales (qui se recoupent parfois) :

1. Excitation à l’idée de lancer le projet

Généralement, au début d’un projet, la plupart des membres de l’équipe sont enthousiastes, en supposant qu’ils ont participé à l’élaboration du projet.

Il peut en résulter des réunions de planification précipitées, une mauvaise définition des rôles et un élan qui vous pousse dans la mauvaise direction. Une fois que les membres de l’équipe se sont engagés dans le projet, ils peuvent facilement s’égarer, perdre de vue les objectifs généraux ou ne pas savoir comment leur travail s’inscrit dans celui du reste de l’équipe. Tout cela peut facilement saper l’élan initial du projet, provoquer des blocages, des pertes de productivité et des dépassements de calendrier.

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2. Pression interne ou institutionnelle

L’équipe de projet se voit confier un projet par le conseil d’administration, les vice-présidents et les cadres supérieurs s’attendent à ce que le projet soit terminé hier, et le chef de projet ressent la pression. Dans de telles situations, l’équipe aborde le projet avec un mauvais état d’esprit.

Au lieu de collaborer avec les parties prenantes internes, l’équipe de gestion de projet se retrouve dans une position où elle a l’impression de travailler contre ses supérieurs. Il peut s’agir d’un problème spécifique au projet ou de problèmes liés à la culture générale de l’entreprise. Dans tous les cas, l’équipe de projet n’est pas en mesure de réussir et il sera très difficile d’atteindre les objectifs fixés.

3. Pression des parties prenantes externes

Tout comme la pression institutionnelle, les équipes de projet peuvent être confrontées à une pression externe importante. Les clients veulent les produits livrables le plus rapidement possible, et les concurrents avancent vite là où vous semblez rester immobile.

L’équipe de projet se précipite donc pour mettre rapidement un produit sur le marché, faute de quoi elle risque de perdre du terrain sur le marché. Or, ce qu’elle obtient comme produit livrable répond rarement aux attentes.

Le coût d’une mauvaise planification préalable

Bien qu’il existe de nombreuses autres causes profondes d’une mauvaise planification préalable, les trois précédentes sont assez courantes. Au bout du compte, les résultats sont les mêmes : dépassements de budget et de calendrier, frustration de l’équipe, frustration du client, baisse du moral et complaisance.

4 conseils pour améliorer les activités de pré-planification des projets

Si la planification préalable est si importante et si souvent négligée, comment y remédier ?

Il n’est pas facile de résoudre le problème, en particulier lorsque la gestion de projet laisse à désirer depuis longtemps. L’histoire institutionnelle peut vous mettre sur une voie qu’il est très difficile de corriger. Il existe néanmoins des moyens de corriger le tir et d’améliorer les normes de gestion de projet.

1. Impliquer les parties prenantes dès le début

L’engagement des parties prenantes est un élément essentiel de la réussite de tout projet. Il s’agit toutefois d’une activité qui peut (et doit) avoir lieu avant et après les projets. En rencontrant les parties prenantes (qui peuvent être des membres de l’équipe du projet, d’autres employés, des clients potentiels ou d’autres bénéficiaires du projet) avant et après les projets, vous pouvez ouvrir une ligne de communication pour aider à définir les attentes, vous assurer que votre perception d’un projet s’aligne sur celle des autres et obtenir des informations précieuses pour les projets futurs.

2. Examiner les processus et les normes existants

Dans de nombreux cas, une mauvaise planification est le résultat de mauvais processus. Les gestionnaires de projet peuvent apporter des améliorations en examinant les processus de projet et d’entreprise existants. En se posant la question “Quel est l’environnement dans lequel notre projet existe ?”, les gestionnaires peuvent être mieux équipés pour ajuster et améliorer les processus afin de soutenir une meilleure livraison du projet.

3. Procéder à un examen

Êtes-vous, en tant que chef de projet, le principal goulot d’étranglement ? Il faut espérer que non, mais en prenant du recul et en examinant vos performances en tant que chef de projet, vous pourriez être en mesure de mettre en évidence certains problèmes. Réfléchissez de manière critique aux projets récents : qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Comment l’équipe a-t-elle réagi à votre leadership ? Retournez voir vos équipes de projet et demandez-leur leur avis, réalisez des enquêtes anonymes ou demandez à un supérieur de vous aider à mener une évaluation. Tout cela peut contribuer à mettre en lumière les défis internes et les causes profondes des blocages.

4. Instaurer une culture de la réussite

Si vous travaillez dans un environnement où la complaisance à l’égard des projets est la norme, vous devez être l’agent du changement. Cela signifie que vous devez fixer de nouvelles normes pour les projets, montrer l’exemple et pousser votre équipe à la réussite. Il convient donc de ne s’engager dans cette voie qu’après avoir impliqué votre équipe et exposé vos objectifs, votre raisonnement et l’impact qu’il aura sur tous les autres.

Évaluer de manière critique votre approche de la gestion de projet

En fin de compte, l’objectif de l’amélioration de l’exécution des projets est de réduire le stress, d’améliorer les résultats, d’améliorer le moral de l’équipe et d’améliorer votre entreprise. Les options que j’ai présentées ici ne sont que quelques-unes des façons d’améliorer les normes de gestion de projet.

J’espère que cet article vous incitera à réfléchir et à faire preuve d’esprit critique dans votre façon de gérer les projets, et que cet exercice vous aidera à améliorer vos capacités de gestion et les résultats de vos projets.

Si vous avez fait une percée en matière de pré-planification et de gestion de projet, n’hésitez pas à nous en faire part dans la section des commentaires ci-dessous.