Comprendre les coutumes et la culture pour les voyages d’affaires internationaux
02/05/2018
Les voyages d’affaires internationaux nécessitent une recherche et une planification importantes. L’un des facteurs les plus importants à prendre en compte est la culture des pays dans lesquels vous vous rendez. Chaque pays possède une culture unique et la compréhension de l’étiquette des voyages d’affaires internationaux n’améliore pas seulement la première impression que vous ferez, elle rendra également le voyage plus agréable et plus réussi dans l’ensemble.
Lorsque vous vous rendez à l’étranger pour affaires, vous ne représentez pas seulement votre personne, mais aussi votre service, votre entreprise et votre pays.
Ayant pris deux années sabbatiques avant de commencer ma carrière, j’ai eu la chance de visiter plus de 15 pays et de vivre en Europe pendant près de deux ans. J’ai pu constater à quel point il est important de connaître les coutumes et les cultures de base de votre pays d’accueil et je peux affirmer en toute confiance que ces connaissances ont grandement facilité vos déplacements.
Les principes qui m’ont aidé peuvent également être utiles à votre prochain voyage d’affaires international. Prenez donc le temps de comprendre les coutumes et les cultures des pays dans lesquels vous vous rendez. Vous aurez ainsi plus de succès dans vos contacts commerciaux internationaux.
Conseils sur l’étiquette des affaires internationales
L’étiquette consiste à prendre en considération les droits et les sentiments d’autrui et à faire preuve de respect à l’égard de personnes dont les origines et la culture diffèrent des vôtres. Faire preuve de connaissances culturelles, interagir efficacement et s’adapter aux différences culturelles sont des compétences précieuses pour les chefs d’entreprise.
Les conseils suivants concernant les voyages d’affaires vous permettront de mieux comprendre les coutumes et les cultures du monde entier :
- Utiliser la (les) langue(s) locale(s)
- Choisir une tenue vestimentaire appropriée
- Faire des présentations solides
- Autres conseils
Utiliser la/les langue(s) locale(s)
Il n’est pas nécessaire de parler couramment la langue maternelle du pays dans lequel vous vous rendez, mais il est utile de connaître quelques phrases de base. Cela vous permettra non seulement de comprendre plus facilement ce qui vous entoure et de gagner du temps, mais aussi de vous immerger davantage dans la culture du pays où vous vous trouvez. Pouvoir dire quelque chose d’aussi simple que « merci » à votre client dans sa langue maternelle est une preuve d’initiative et permet une interaction plus significative.
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Communiquer avec votre client dans sa propre langue ouvre la voie à une relation plus authentique et, en fin de compte, impressionne votre interlocuteur. Bien que la plupart des professionnels soient capables de parler anglais, vous ne devez pas supposer que tout le monde est à l’aise avec cette langue. S’il n’y a pas de langue commune, le recours à un interprète peut être une solution optimale.
Heureusement, il est aujourd’hui plus facile que jamais d’apprendre les bases d’une nouvelle langue. Il existe des dizaines d’applications mobiles fiables et bien connues pour apprendre des phrases de base. La plupart des applications offrent une expérience d’apprentissage interactive qui rend le processus amusant et facile à intégrer dans votre emploi du temps chargé. Les applications d’apprentissage des langues les plus populaires sont les suivantes : Duolingo, Babbel, Busuu et Memrise.
Choisir la tenue appropriée
Dans un monde où la première impression et l’apparence sont primordiales, il est essentiel de savoir comment s’habiller pour réussir lors d’un voyage d’affaires international. Faire des affaires à l’étranger exige du respect, il est donc essentiel de se présenter de manière appropriée. Prenez le temps d’étudier l’itinéraire et de prévoir vos tenues en conséquence. Si possible, il est judicieux de demander à votre contact ou à votre hôte dans le pays où vous vous rendez de vous suggérer des vêtements à emporter. Pensez à toutes les situations que vous pourriez rencontrer à l’étranger, comme les premières rencontres, les événements décontractés, les cocktails ou les soirées en tenue de soirée.
Pour en savoir plus sur les différents pays et leurs codes vestimentaires, Kwintessential propose un excellent guide gratuit de conseils en matière d’étiquette professionnelle.
Faites attention aux pays étrangers qui ont des normes strictes en matière de tenue vestimentaire. Les destinations telles que le Moyen-Orient exigent généralement que les femmes soient entièrement couvertes et s’habillent de manière conservatrice. Dans certains pays asiatiques, vous devrez peut-être vous asseoir à même le sol ; il est donc préférable de porter des vêtements plus amples. Les hommes portent généralement un costume sombre et une cravate, mais selon le climat de votre destination, soyez prêt à en porter une par temps chaud. L’attention portée aux détails lors de la préparation des bagages simplifie les difficultés potentielles liées aux voyages d’affaires internationaux et vous prépare à tout événement.
Faites des présentations solides
En tant que première impression, les présentations jouent un rôle important dans la réussite de votre voyage d’affaires international. Se renseigner sur la manière de se présenter correctement dans le pays où vous vous rendez est très utile et vous permet de favoriser le respect mutuel et le professionnalisme. Prêtez attention à la manière dont les gens communiquent : sont-ils bruyants et extravertis ou adoptent-ils une approche plus douce et patiente ? Familiarisez-vous avec les préfixes, les titres et les hiérarchies pour vous présenter et présenter les autres.
Veillez à parler d’une voix claire lorsque vous vous présentez. Votre interlocuteur se souviendra ainsi plus facilement de votre nom et la première impression n’en sera que meilleure.
Les différentes cultures du monde ont également un langage corporel unique lors des présentations. Alors qu’une poignée de main est souvent de mise, au Japon, une simple révérence peut suffire. Les Français s’embrassent souvent sur la joue, tandis que les Finlandais sont prudents quant à leur espace personnel et ont tendance à être plus réservés. En Amérique du Nord, le contact visuel est généralement considéré comme un signe de respect et indique que vous prêtez attention à votre interlocuteur, alors qu’en Amérique latine, un contact visuel fort peut être considéré comme impoli ou agressif. De solides compétences en communication favorisent une bonne relation de travail entre vous et votre interlocuteur international.
Autres conseils sur l’étiquette des affaires internationales
Chaque pays possède des règles et des coutumes différentes, mais avoir une idée générale des différences interculturelles permet d’éviter les conflits et les erreurs de communication. Voici d’autres facteurs à prendre en compte avant un voyage d’affaires international :
Les cadeaux : Chaque pays a des points de vue différents sur les cadeaux. Si certains clients peuvent être reconnaissants du cadeau, d’autres peuvent l’interpréter comme une forme de corruption. Avant d’acheter un cadeau, il convient de se demander à qui il est destiné, quels types de cadeaux sont acceptables dans le pays concerné et, le cas échéant, quelle est la politique de l’entreprise en la matière.
Repas/alcool : si possible, renseignez-vous sur les restaurants dans lesquels vous mangerez afin de choisir votre tenue en conséquence. Respectez les bonnes manières à table et prenez le temps de manger pour vous concentrer sur la conversation. En règle générale, il est préférable d’éviter l’alcool, sauf si l’hôte en consomme ou si une relation d’affaires amicale a déjà été établie.
La religion : La religion guide et façonne le comportement humain. Soyez donc attentif et tenez compte des croyances religieuses communément admises dans le pays où vous vous rendez. Avant de planifier des réunions, vérifiez les fêtes nationales et voyez comment elles sont généralement célébrées. Renseignez-vous sur les sujets et les mots à éviter dans les conversations afin de ne pas offenser les croyances religieuses de vos clients.
Ponctualité : Selon les normes de ponctualité en vigueur dans le pays, il peut y avoir différentes versions de l’expression « être à l’heure ». Le mieux est d’arriver 5 à 10 minutes avant l’heure prévue de la réunion, car certaines personnes peuvent se sentir bousculées si vous arrivez plus tôt. Faites attention aux pays qui accordent une grande importance à la ponctualité, comme l’Allemagne et la Suisse.
Manipulation des cartes de visite : Pour respecter les normes professionnelles, conservez vos cartes de visite dans un porte-cartes afin qu’elles restent nettes et propres. Renseignez-vous également pour savoir si un pays donné exige que les cartes soient rédigées en plusieurs langues.
Règles de conduite lors des réunions : Renseignez-vous et évitez les sujets qui pourraient offenser votre client. Veillez à respecter l’espace personnel d’une personne et faites attention à la distance qui vous sépare d’elle. Comme toujours, éteignez votre téléphone portable et si vous devez absolument téléphoner pendant la présentation, informez-en les participants avant le début de la réunion.
Ressources pour vous aider à développer votre entreprise à l’international
Les projets d’expansion mondiale nécessitent beaucoup de temps et de ressources. Heureusement, de nombreux outils et guides gratuits sont disponibles en ligne pour aider les chefs d’entreprise à mieux comprendre le processus. Ryan a rassemblé plus de 100 de ces ressources et les a regroupées dans son Guide des entreprises canadiennes pour l’expansion des exportations. Accédez à cette ressource pour en savoir plus sur les études de marché, la recherche concurrentielle et les interactions à l’étranger.
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